Projektaufbau

Es freut uns, dass Sie sich überlegen ein Angebot zur Unterstützung im Alltag aufzubauen.

Sammeln Sie dazu als erstes grundlegende Informationen, z.B. „Was sind Angebote zur Unterstützung im Alltag?“. Überlegen Sie welches Hintergrundwissen für Sie notwendig ist und wie Sie an die Informationen kommen.

Leitfragen:

• Was ist meine Grundidee?
• Welches Hintergrundwissen benötige ich dazu?
• Wo bekomme ich Informationen?
• Wo bekomme ich Unterstützung?

Es ist wichtig zu wissen, wie die Angebotsstruktur in der Region aussieht. In Bayern gibt es Regionen, in denen es bereits viele Angebote, aber auch eine sehr hohe Nachfrage gibt. In anderen Regionen gibt es erst sehr wenige oder gar keine Angebote und eine hohe Nachfrage.

Zudem ist es hilfreich, sich über andere Angebote vor Ort zu informieren, z.B. ambulante Pflegedienste oder Tagesbetreuungen. Diese Anbieter können Sie bei der Einschätzung des Bedarfs unterstützen.

Außerdem sollten Sie das Gespräch mit Multiplikatoren in Ihrer Region suchen, z.B. Fachstellen für pflegende Angehörige, kommunale Ansprechpartner, Ärzte, usw..     
Dadurch können Sie herausfinden, welche Angebote am sinnvollsten sind und gleichzeitig Unterstützer und Kooperationspartner gewinnen.

Leitfragen:

• Wie sieht die Angebotsstruktur in der Region aus?
• Welche Angebote gibt es bereits? Wie laufen die Angebote? Wer bietet die Angebote an?
• Wer kann Sie unterstützen? (Multiplikatoren und Kooperationspartner vor Ort)

Mit Hilfe der Bedarfsanalyse und Ihren ersten Projektideen können Sie herausarbeiten, welches Angebot zur Unterstützung im Alltag für Sie in Frage kommt und aufgebaut werden soll.

Möglicherweise ist es für Sie als Träger aus organisatorischen Gründen sinnvoll, erst einmal mit dem Aufbau eines Angebotes zu beginnen. Wenn dieses sich etabliert hat, können weitere Angebote aufgebaut werden.

Je nach Wahl des Angebots kann es jedoch auch sinnvoll sein, mehrere Angebote parallel aufzubauen, z.B. Betreuungsangebote und Angehörigengruppe.

Leitfragen:

• Welches Angebot wird benötigt?
• Welches Angebot zur Unterstützung im Alltag soll aufgebaut werden?
• Ist es sinnvoll mehrere Angebote aufzubauen?
• Mit welchem Angebot soll der Aufbau begonnen werden?

Legen Sie konkrete Projektziele für Ihr Angebot/Projekt fest. Diese können nach „Kann“-, „Soll“-, und „Muss“-Zielen getrennt werden.

• „Muss“-Ziele: Dazu zählen alle Ziele, die erfüllt werden müssen, damit das Projekt gelingt. ⇒ Die wichtigsten Ziele im Projekt. Werden sie nicht erreicht, gilt das Projekt als gescheitert.

• „Soll“-Ziele: Alle Ziele, die erfüllt werden sollen, aber nicht unbedingt müssen. ⇒ Ziele, die bei Nichterreichung das Projekt nicht zum Scheitern bringen, aber die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis beeinträchtigen.

• „Kann“-Ziele: Alle Ziele die erfüllt werden können und dadurch einen zusätzlichen Gewinn für das Projekt darstellen, wenn vorhandene Chancen genutzt werden. ⇒ Werden teilweise auch als Wunsch-Ziele bezeichnet. Das Erreichen stellt einen zusätzlichen Bonus dar. Oft wird daran nur gearbeitet, wenn die Erreichung nicht aufwändig ist und wenig Kosten verursacht.

Zusätzlich zu den großen Zielen kann es sinnvoll sein Unterziele zu definieren – sogenannte Meilensteine.

Leitfragen:

• Was sind meine „Muss“-Ziele?
• Was sind meine „Soll“-Ziele?
• Was sind meine „Kann“-Ziele?
• Welche Meilensteine sollten gesetzt werden?

Nachdem geklärt ist, welches Angebot aufgebaut werden soll und die Projektziele festgelegt wurden, sollten die Rahmenbedingungen geklärt werden. Zu den Rahmenbedingungen gehören u.a. folgende Punkte:

• Trägerschaft
• Abrechnungssystem
• Versicherung
• Finanzierung und Aufstellung eines Finanzierungsplans
• Fachkraft
• Schulung der ehrenamtlich und nicht ehrenamtlich Helfenden
• …

Leitfragen:

• Wer übernimmt die Trägerschaft des Angebotes?
• Wer kümmert sich um die organisatorischen Aufgaben, wie z.B. Versicherung, Abrechnung, Auszahlung der Aufwandsentschädigung / des Lohnes, etc.?
• Konnte eine geeignete Fachkraft gefunden werden?
• Wer übernimmt die Schulung der ehrenamtlich und nicht ehrenamtlich Helfenden?
• Welche veränderten Rahmenbedingungen haben eine große Auswirkung auf mein Projekt? Welche Rahmenbedingungen muss ich sichern?

Um eine Anerkennung beantragen zu können, wird ein Konzept / eine Projektbeschreibung benötigt.

Ein möglichst ausführliches und aussagekräftiges Konzept kann die Suche nach einem Träger erleichtern. Neben allgemeinen Informationen zu dem Träger und dem Angebot sollte das Konzept auch Informationen zu der Finanzierung des Angebotes, der Arbeit mit ehrenamtlichen Helfern und der Öffentlichkeitsarbeit beinhalten.

Das Konzept sollte ihr Projekt möglichst genau beschreiben, sodass auch für außenstehende Personen der Projektaufbau und die Arbeitsweise möglichst klar wird.

Leitfragen:

• Welche Inhalte müssen in dem Konzept enthalten sein?
• Wer unterstützt mich beim Schreiben eines Konzeptes?

Um mit den Pflegekassen über den Entlastungsbetrag abrechnen zu können, wird eine Anerkennung benötigt. Für diese Anerkennung sind verschiedene Anerkennungsvoraussetzungen zu erfüllen. Bestenfalls haben Sie die Anerkennungsvoraussetzungen bereits zu Beginn des Projektes recherchiert und können nun prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt werden oder wo noch nachgebessert werden muss.

Leitfragen:

• Welche Anerkennungsvoraussetzungen müssen erfüllt werden?
• Welche Anerkennungsvoraussetzungen werden bereits erfüllt? Welche noch nicht?
• Wer ist für die Anerkennung zuständig?
• Wo finde ich die aktuellen Formulare?
• An wen sende ich den Antrag auf Anerkennung und wie?

Um auf das Angebot aufmerksam zu machen und um ehrenamtliche Helfer und interessierte pflegende Angehörige bzw. Betroffene zu werben, sollten Sie rechtzeitig mit der Öffentlichkeitsarbeit für Ihre Angebot beginnen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um in der Öffentlichkeit auf sich aufmerksam zu machen, z.B. Internetseite, Flyer, Artikel im Gemeindeblatt, Aushänge an zentralen Treffpunkten, etc.

Leitfragen:

• Wie erreichen Sie die Betroffenen und die pflegenden Angehörigen?
• Wie wollen Sie das Projekt bewerben?
• Welche Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit stehen Ihnen zur Verfügung?

Gewinnung von ehrenamtlichen Helfern

Die ehrenamtlichen Helfer sind die Basis der Angebote zur Unterstützung im Alltag. Sowohl zu Beginn, als auch im laufenden Angebot ist es wichtig sich um die Ehrenamtlichen zu kümmern und neue Helfer zu gewinnen.

Die Gewinnung von ehrenamtlichen Helfern kann auf unterschiedliche Weise geschehen. Als erster Schritt sollte geprüft werden, wie Ehrenamtliche bisher gewonnen und unterstützt werden und ob dies gut funktioniert. Anschließend legen Sie Ihre Strategie fest.

Leitfragen:

• Wer ist Ihre Zielgruppe? Wen wollen Sie als ehrenamtlichen Helfer gewinnen?
• Wie wollen Sie die ehrenamtlichen Helfer gewinnen?
• Was können Sie den ehrenamtlichen Helfern bieten? Warum sollten die Leute sich bei Ihnen engagieren?
• Wie soll die Unterstützung der ehrenamtlichen Helfer ausschauen?

Werben von Teilnehmern

Nutzen Sie Ihr Netzwerk und Ihre Kooperationspartner, um auf das Angebot aufmerksam zu machen. Erklären Sie den potentiellen Teilnehmern, wie das Angebot abläuft und zeigen Sie die Vorteile von Ihren Angeboten zur Unterstützung im Alltag auf.

Leitfragen:

• Wie sollen potentielle Teilnehmer angesprochen werden?

Für viele Träger hat es sich bewährt eine öffentliche Auftaktveranstaltung zu organisieren. Um den Beginn Ihres Angebotes zu feiern, sollten Sie Multiplikatoren und Netzwerkpartner persönlich einladen. Außerdem können Sie über Medien zu der Veranstaltung einladen. Durch eine Auftaktveranstaltung können nicht nur Kunden für das Angebot gefunden werden, sondern möglicherweise auch neue ehrenamtliche Helfer.

Leitfragen:

• Wofür kann die Auftaktveranstaltung genutzt werden?
• Welche Ziele verfolgen Sie mit der Auftaktveranstaltung?
• Wer muss zur Auftaktveranstaltung eingeladen werden?

Nach der Auftaktveranstaltung beginnt nun das Alltagsgeschäft.

• Gewinnung weiterer ehrenamtlich und nicht ehrenamtlich Helfenden
• Anleitung der ehrenamtlich und nicht ehrenamtlich Helfenden
• Koordinierung der Einsätze
• Organisation von Schulungen und Fortbildungen
• Öffentlichkeitsarbeit
• Abrechnung
• Ggf. Förderung beantragen

Leitfragen:

• Was gehört zu meinen täglichen Aufgaben?
• Wer übernimmt welche Aufgaben?
• Worauf muss besonders viel Wert gelegt werden?

Um ein Projekt erfolgreich am Laufen zu halten, sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob die Projektziele erreicht werden. Diese können sich ggf. ändern oder mit der aktuellen Vorgehensweise nicht mehr erreicht werden. Dann müssen die Kerndaten und die Rahmenbedingungen angepasst werden.

Aktualisierungen und Änderungen müssen der prüfenden Behörde mitgeteilt werden.  

Leitfragen:

• Stimmt die Durchführung noch mit der Planung überein?
• Werden alle Ziele erreicht?
• Muss das Verhalten geändert werden?
• Wie oft soll eine Fehleranalyse durchgeführt werden?